В одной из предыдущих статей мы с вами рассмотрели понятие плана счетов бухгалтерского учета . В том числе выяснили, что бывают так называемые аналитические счета, наряду с субсчетами применяемые для ещё большей детализации ведения учета.

Тут была важная часть статьи, но без JavaScript её не видно!

Самих видов субконто достаточно много. Некоторые из них можно видеть на рисунке ниже.

Особенности работы с субконто в 1С Бухгалтерии

Теперь давайте посмотрим, как не наделать ошибок при работе с в 1С Бухгалтерии. Для начала приведу простой пример документа, в котором требуется указывать значения субконто. Документ типа Ручная операция приведён на скриншоте ниже.

На рисунке видно, что у всех указанных в проводках счетах есть только одно субконто. Кстати говоря, в 1С Бухгалтерии там, где требуется указывать субконто, они часто могут обозначаться как Субконто 1,Субконто 2, Субконто 3 . Такое, как правило, имеет место в табличных частях, вроде той, что показана на рисунке выше.
А вот ещё пример заполнения субконто. На этот раз это одна из вкладок Авансового отчета .

Здесь также указано только Субконто 1.

Иногда требуется указывать не само значение субконто, а вид субконто . То есть, например, не конкретного контрагента, а тип субконто "Контрагенты". На скриншоте ниже приведёт фрагмент отчета Анализ субконто . Поскольку программа сама не знает о каком конкретно субконто хочет получить информацию пользователь 1С Бухгалтерии, то требуется указать этот параметр.

В данном примере указаны два вида субконто: Номенклатура и Склады (просто вид , а не конкретные значения).

Поля субконто в документах

Отдельно стоит сказать про заполнение значений субконто в документах. Причем я имею ввиду не табличные их части, как в примерах выше, а обычные поля. Разница лишь в том, что в данном случае вовсе не написано, что это субконто — поле как поле. Пример из задачи моего учебного курса 1С Бухгалтерии 8 приведён ниже.

Конечно, с первого взгляда никак не узнать, что это те самые поля субконто. Однако если взглянуть на План счетов , то все становится понятно.

Важно запомнить: Указанные значения субконто используются при проведении документа , поэтому не следует оставлять такие поля пустыми (за исключением особых случаев).

Субконто – это специфическое для программы 1С: Бухгалтерия понятие, обозна­чающее объект аналитического учета. Например, при начислении заработной платы субконто по счету 70 «Расчеты с сотрудниками по оплате труда» – это отдельные сотрудники, которым заработная плата была реально начислена: Иванов Иван Иванович, Петров Пётр Петрович и т. д. При оприходовании материалов субконто по счету 10 «Материалы» – это наименования отдельных материалов: цемент, песок, известь, бензин и т. д., субконто по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – это названия конкретных организаций, перед которыми возникла задолженность при получении материалов: , АО «Монолит» и т. д.

Вид субконто – это обобщающее название отдельных объектов аналитического учета и их групп. Например, вид субконто по счету 70 «Расчеты с сотрудниками по оплате труда» – Сотрудники, по счету 41 «Товары» – Номенклатура, по счету 20 «Основное производство» – Виды деятельности.

Таблица 1: Примеры соответствия субконто и видов субконто

Виды субконто исполь­зуются для организации аналитического учета по бухгалтерским счетам. Виды субконто вводятся в конфигурацию для того, чтобы предоставить возможность назначить бухгалтерским счетам свойства ведения аналитического учета с использованием определенных типов дан­ных. Количество видов субконто для каждого счета (то есть количество разрезов аналитики по каждому счету) в стандартной версии не может быть бо­лее трех.

Состав видов субконто определяется требованиями нормативных до­кументов и возможностью получения бухгалтерских итогов в разрезе объ­ектов аналитики для составления отчетности и для внутренних целей предприятия. Виды субконто в типовой конфигурации имеют тип пере­числений и справочников.

Виды субконто, имеющие тип перечисления, предназначены для ведения аналитического учета по фиксированному набору значений, которые не могут изменяться пользователем. Набор значений перечислений определен нормативными документами. Примерами перечислений являются виды субконто Платежи в фонды, Варианты реализации, Прибыли и убытки и ряд других.

Справочник – это объект программы 1С: Бухгалтерия, позволяющий пользователю вводить, хранить и получать информацию, структурируя ее в виде иерархического списка (древа).

Справочник представляется списком древовидной структуры, в узлах которого хранится информация о различных объектах. Информация хранится в виде записей, все узлы дерева хранят записи одной структуры, содержащей различные величины. Набор этих величин для каждого справочника произволен за исключением двух строковых величин: кода объекта и значения объекта.

Код объекта является уникальным для данного справочника и позволяет ссылаться на этот объект из других мест программы. При добавлении нового объекта код объекта формируется автоматически, поэтому не следует изменять предлагаемых кодов, чтобы не нарушить их уникальности.

Значение объекта – это произвольная строка, введенная пользователем (обычно это название объекта). Для каждого объекта хранится история изменений значения этого объекта. Список доступных пользователю справочников определяется на этапе настройки конфигурации задачи и впоследствии не изменяется, однако пользователь может редактировать существующие справочники, добавляя и убирая из них информацию.

Субконто является элементом справочника. Например, учет за­долженности предприятия перед покупателями и заказчиками обязательно ведется, согласно нормативным документам, отдельно по каждому покупа­телю и заказчику. В программе 1С: Бухгалтерия такой список покупате­лей и заказчиков (предположим, что это только организации) будет назы­ваться видом субконто Контрагенты, а любая организация из этого списка – Субконто.

При выполнении над справочником различных задач (выбора, редактирования и т. д.) пользователю могут быть доступны различные наборы полей записей из справочника. Доступность полей определяется на этапе настройки конфигурации задачи, однако код и значение объектов доступны пользователю всегда.

Пользователь может работать со справочником, используя:

Меню «Действия»;

Панель инструментов;

Контекстное меню, появляющееся при щелчке правой кнопкой мыши на строке справочника. Результат действия при выборе из контекстного меню может зависеть от выбранной строки;

Клавиатурные эквиваленты действий.

Большинство справочников позволяют разбивать элементы на группы и подгруппы. Группы используются не только для удобства хранения и поиска элементов, но и для получения дополнительного анализа, поэтому разбиение на группы крайне важно. Для ввода новой группы в справочник необходимо вначале открыть группу, в которую будет добавлена вложенная группа. Пользователь задает добавление одним из следующих способов:

В меню Действия выбрать пункт Новая группа;

Нажатием правой клавиши мыши вызвать контекстное меню и выбрать пункт Новая груша;

Нажать кнопку Новая группа на панели инструментов;

Нажать комбинацию клавиш Ctrl + F9.

Для ввода нового элемента в справочник необходимо вначале открыть груп­пу, в которую будет добавлен элемент. В зависимости от навыков, вкуса и привычки пользователь задает добавление одним из следующих способов:

В меню Действия выбрать пункт Новый;

Нажатием правой клавиши мыши вызвать контекстное меню и выбрать пункт Новый;

Нажать кнопку Новая строка на панели кнопок;

Нажать клавишу Insert.

Часто пользователь забывает открыть группу, в которую нужно добавить но­вый элемент, и элемент попадает в справочник без группировки. Бывает, у элемента меняется группа в процессе работы или просто обычная невнима­тельность пользователя приводит к тому, что элемент находится не в той группе. Элемент можно перенести следующей последовательностью действий:

1. В таблице выбрать элемент или группу, которую требуется перенести.

2. В дереве выбрать группу, куда требуется перенести.

3. Выбрать пункт Перенести в другую группу из меню Действия главного меню программы или нажать кнопку Перевести в другую группу на панели инст­рументов или комбинацию клавиш Ctrl + F5.

Очень часто пользователь становится в тупик, когда ему необходимо отредактировать строку справочника. Пользователь имеет дело со справочником либо в окне справочника, вызванном из меню Справочники, либо в режиме выбора элемента из спра­вочника. В первом случае открыть выбранный элемент для изменения можно нажатием клавиши Enter, во втором – комбинацией клавиш Shift+Enter. В обоих случаях можно просто нажать кнопку Изменить на панели инструментов справочника. Для сохранения изменений следует нажать на кнопку Записать на панели кнопок.

Когда справочник предлагается пользователю для выбора элемента из него, на панели инструментов появляется еще одна кнопка – Выбрать, поэтому выбирать можно одним из следующих способов:

Нажать кнопку Выбрать на панели кнопок;

Дважды щелкнуть мышью;

Нажать клавишу Enter.

Удаление элементов из справочника происходит в два этапа: вначале происходит пометка элементов, подлежащих удалению, а затем непосредственное удаление объектов.

Пользователь помечает эле­мент на удаление одним из следующих способов:

В меню Действия выбрать пункт Пометить на удаление ;

Нажатием правой клавиши мыши вызвать контекстное меню и выбрать пункт Пометить на удаление ;

Нажать кнопку Пометить на удаление на панели кнопок;

Нажать клавишу DELETE.

Для непосредственного удаления объектов следует дать команду Операции 4 Удаление помеченных объектов . Поскольку элементы справочников входят в качестве субконто в бухгалтер­ские операции, то удалить элемент из справочника без предварительно контроля программа не позволит. В режиме Удаление помеченных объек­тов программа после контроля удалит элемент или предупредит о невоз­можности удаления элемента из справочника со ссылкой на операцию или другой объект, использующий данный элемент.

Справочники можно заполнять как предварительно, так и в процессе ра­боты с программой при заполнении операций и документов. Тем не менее, некоторые справочники целесообразно заполнить заранее. До начала рабо­ты с документами заполните справочник Банковские счета.

Так как справочник Валюты доступен в документах только для выбора, поэтому его также необходимо заполнить заранее.

Справочники Подразделения и Виды деятельности также заполняются предварительно, так как их данные требуются при заполнении других справочников.

Справочник Договора нельзя заполнить до тех пор, пока не введен хотя бы один элемент в справочник Контрагенты.

Остальные справочники можно заполнять в произвольном порядке.

Аналитический учет с помощью субконто в 1С подразумевает подробное отображение операций на аналитических счетах и отражает информацию о ресурсах организации и операциях с ними по счетам и в развернутом виде. Дополнительные данные позволяют проводить анализ любых ресурсов организации и источников их создания. Субсчета являются продолжением синтетических касательно их видов, элементов, и, при необходимости, любых дополнительных параметров учетной информации.

Термины и понятия учетной аналитической информации в программе 1с

Возможности управления аналитическими данными в «1С:Бухгалтерии 8» реализованы с поддержкой Плана видов характеристик. Рассмотренный объект программы предназначен для описания аналитических разрезов счетов бухгалтерского учета – «Виды субконто хозрасчетные» (аналитики, виды субконто), которые позволяют вести детальный учет и анализ ресурсов и источников их формирования.

Субконто является инструментом аналитического учета в 1С и отображает любые объекты активов и пассивов организации. С их помощью можно получить более подробную информацию о ресурсах на бухгалтерских счетах для анализа. Сходство аналитик с субсчетами в том, что они детализируют итоги в пределах одной бухгалтерской записи в необходимом разрезе.

Субконто в 1С также позволяет проводить анализ движения любого объекта учета в организации в пределах всех счетов, на которых он учитывается.

Вид субконто в 1С представляет собой множество однообразных объектов учета. На одном счете можно учитывать данные по нескольким аналитикам. Так, в программе 1С для счета 10 можно предусмотреть учет по «Материалам» и «Складам». Сумму можно отобразить по материалам в разрезе отдельных складов и наоборот, а также в общем по всем материалам и по всем складам.

Возможности управления субконто в программе 1С

В «1С:Бухгалтерия 8» возможно дополнять список аналитик к любым счетам и субсчетам. В качестве характеристик счетов применяются настройки видов субконто, которые можно задать как дополнительные параметры аналитического учета добавленных бухгалтерских записей. На одном счете возможно учитывать виды имущества с применением до 3 аналитик.

В качестве аналитики в 1С можно задать вид документа, элемент справочника или любой другой объект. В программе содержится предопределенный список аналитик, который можно дополнить множеством новых. Счет (субсчет) может включать свой список аналитических признаков, но их не должно быть более 3.

В «1С:Бухгалтерии 8» при добавлении аналитики для нее задаются при необходимости дополнительные учетные параметры (рис. 1):

• Параметр «Только обороты»необходим, когда учет в 1С по аналитикам в организации не целесообразен;
• Параметр «Суммовой»задается для большинства аналитик.

Рисунок 1. Определение дополнительных параметров учета в программе 1С

Пример использования субконто в программе 1С

В качестве примера рассмотрим синтетический счет 10 «Материалы» для понимания, что такое субконто в 1С. Он содержит 11 счетов второго порядка (рис. 2). Аналитический счет 10.10 включает свои субсчета.

В основном на субсчетах счета 10 в 1С предусмотрен учет по таким аналитикам:

• «Номенклатура»;
• «Партии»;
• «Склады».

Однако в ряде субсчетов содержатся отличающиеся субсчета. В частности, в разрезе субсчета 10.07 «Материалы» применяются те же аналитики, за исключением «Контрагентов», которые заменяют «Склады».

Субсчет 10.11.1 содержит следующие аналитические разрезы:

• «Номенклатура»;
• «Партии материалов в эксплуатации»;
• «Работники организаций».

Рисунок 2. Субсчета и аналитики, предусмотренные для счета 10 «Материалы» в программе 1С

Рассмотренный принцип построения аналитического учета, который реализован в программе «1С: Бухгалтерии 8» позволяет, кроме получения итоговых сумм с расшифровкой по субконто на одном счете, также проводить сквозной анализ объектов организации и операций с ними по всем счетам, на которых они учитываются.