А затем, чтобы иметь возможность быстро отбирать только необходимые вам данные, скрывая ненужные строки таблицы. Таким образом фильтр позволяет без удаления строк таблицы Эксель просто временно скрыть их.

Скрытые при помощи фильтра строки таблицы не исчезают. Можно условно представить, что их высота становится равной нулю (про изменение высоты строк и ширины столбцов я ранее рассказывал). Таким образом, остальные строки, не скрытые фильтром, как бы "склеиваются". То, что получается в результате, и есть таблица с наложенным фильтром.

Внешне таблица с фильтром в Excel выглядит так же, как и любая другая, но в её верхней части в каждой колонке появляются специальные стрелочки. Пример таблицы с наложенным фильтром вы можете видеть на картинке ниже.

Теперь давайте посмотрим, как собственно добавить фильтры в таблицу.

Как сделать (наложить) фильтр на таблицу Excel

Это очень просто! Допустим, у нас есть таблица с заголовками. Поскольку фильтр на таблицу Эксель накладывается на определённую часть таблицы , то эту самую часть нужно сначала выделить . Сам Excel ни за что не догадается, что вы хотите, поэтому выделяем в строке с заголовками таблицы нужные ячейки, как показано на рисунке ниже.

[нажмите на картинку для увеличения]

Обратите внимание:

Если выделить ВСЮ строку, то Эксель автоматически установит фильтр на ВСЕ столбцы, в которых есть хоть что-то. Если в столбце ничего нет, то фильтр не накладывается.

После того как выделили нужные столбцы, нужно собственно установить фильтр. Самый простой способ — это зайти на вкладке ленты "Главное" / "Фильтр и сортировка" и нажать фильтр. Привожу скриншот из Office 2010, в прочих версиях Excel фильтр на таблицу накладывается аналогично.

[нажмите на картинку для увеличения]

После нажатия этой кнопки в выделенные ячейки добавится фильтр.

Если не выделять несколько ячеек, а просто щёлкнуть на одну, то фильтр добавляется на ВСЮ строку, как если бы вы её выделили.

В моём примере из трёх показанных на картинке столбцов фильтр добавится только на два, ячейки которых были предварительно выделены. Результат можете видеть на скриншоте ниже.

[нажмите на картинку для увеличения]

Показанный пример включения фильтра у таблицы является самым простым. Давайте посмотрим как он работает.

Как пользоваться фильтром в Эксель

Сразу после включения фильтра, таблица не изменится (не считая появившихся стрелочек в заголовках столбцов). Чтобы отфильтровать часть нужных вам данных, следует щёлкнуть по стрелочке в том столбце, фильтром по которому вы хотите воспользоваться. На практике это выглядит так, как показано на рисунке ниже.

[нажмите на картинку для увеличения]

Смысл фильтра:

заключается в том, что Excel оставит только те строки таблицы, которые в ЭТОМ (с настроенным фильтром) столбце содержат ячейку с выбранным значением. Прочие строки будут скрыты.

Чтобы убрать фильтрацию (не удаляя фильтр!) просто отметьте галочками все пункты. Такой же эффект будет при удалении фильтра совсем — таблица вновь примет первоначальный вид.

Наложение нескольких фильтров на таблицу Эксель

Фильтры в таблице Эксель можно комбинировать. Наложение нескольких фильтров происходит по принципу логического "И". Что это значит, давайте посмотрим на примере.

Если у нас в таблице несколько колонок, то можно сначала установить фильтр, например, на первый столбец. При этом часть строк в соответствии с условием фильтра будет скрыта. Затем настроим фильтр в следующем столбце. В таком случае оставшиеся после первого фильтра строки будут дополнительно отфильтрованы. Проще говоря, к каждой строке будут применены сразу 2 фильтра — по первому столбцу и по второму.

При наложении каждого последующего фильтра количество отображаемых в таблице строк, удовлетворяющих условиям ВСЕХ фильтров, будет уменьшаться. Таким образом, последовательно накладывая несколько фильтров, можно из огромной таблицы в тысячи строк быстро сделать небольшую выборку.

С получившейся выборкой можно производить дальнейшие операции. Например, можно скопировать эти строки и перенести в другую таблицу. А можно наоборот, отфильтровать те строки, которые вы хотите вообще удалить! И тогда, сняв после их удаления фильтр, вы получите таблицу, очищенную от ненужных данных.

Теперь посмотрите видеоролик, в котором я показываю реальный пример фильтрации данных в прайс листе более чем из 15 000 строк.

Подведём итоги

Если вам приходится работать с большими таблицами в Эксель, причём нужно иметь возможность быстро отобрать те или иные данные, то применение фильтров сэкономит вам очень много времени. Чем больше таблица, тем больше выгода от применения фильтров.

Приведённый пример взят из моего учебного курса по Microsoft Excel. Использование фильтров с более сложными условиями отбора я рассматриваю на занятиях.

Скачать файл, на примере которого я рассматривал работу с фильтрами, вы можете

Многие сотрудники всевозможных организаций, кому приходится каким-либо образом работать с Mircosot Excel, будь то обычные бухгалтеры или аналитики, часто сталкиваются с необходимостью выбора ряда значений из огромного массива данных. Для упрощения выполнения данной задачи и была создана система фильтрации.

Обычный и расширенный фильтр

В Excel представлен простейший фильтр, который запускается с вкладки «Данные» — «Фильтр» (Data — Filter в англоязычной версии программы) или при помощи ярлыка на панели инструментов, похожего на конусообразную воронку для переливания жидкости в ёмкости с узким горлышком.

Для большинства случаев данный фильтр является вполне оптимальным вариантом. Но, если необходимо осуществить отбор по большому количеству условий (да ещё и по нескольким столбцам, строкам и ячейкам), многие задаются вопросом, как сделать расширенный фильтр в Excel. В англоязычной версии называется Advanced filter.

Первое использование расширенного фильтра

В Excel большая часть работы проходит с таблицами. Во-первых, это удобно, во-вторых, в одном файле можно сохранить сведения на нескольких страницах (вкладках). Над основной таблицей желательно создать несколько строк, самую верхнюю из которых оставить для шапки, именно в данные строки будут вписываться условия расширенного фильтра Excel. В дальнейшем фильтр наверняка будет изменён: если потребуется больше условий, всегда можно вставить в нужном месте ещё одну строку. Но желательно, чтобы между ячейками диапазона условий и ячейками исходных данных была одна незадействованная строка.

Как использовать расширенный фильтр в Excel, примеры, рассмотрим ниже.

Применение фильтра

В приведённой таблице строки 1 и 2 предназначены для диапазона условий, строки с 4 по 7 - для диапазона исходных данных.

Для начала следует ввести в строку 2 соответствующие значения, от которых будет отталкиваться расширенный фильтр в Excel.

Запуск фильтра осуществляется с помощью выделения ячеек исходных данных, после чего необходимо выбрать вкладку «Данные» и нажать кнопку «Дополнительно» (Data — Advanced соответственно).

В открывшемся окне отобразится диапазон выделенных ячеек в поле «Исходный диапазон». Согласно приведённому примеру, строка принимает значение «$A$4:$F$12».

Поле «Диапазон условий» должно заполниться значениями «$A$1:$F$2».

Окошко также содержит два условия:

• фильтровать список на месте;
• скопировать результат в другое место.

Первое условие позволяет формировать результат на месте, отведённом под ячейки исходного диапазона. Второе условие позволяет сформировать список результатов в отдельном диапазоне, который следует указать в поле «Поместить результат в диапазон». Пользователь выбирает удобный вариант, например, первый, окно «Расширенный фильтр» в Excel закрывается.

Основываясь на введённых данных, фильтр сформирует следующую таблицу.

При использовании условия «Скопировать результат в другое место» значения из 4 и 5 строк отобразятся в заданном пользователем диапазоне. Исходный диапазон же останется без изменений.

Удобство использования

Описанный способ не совсем удобен, потому для усовершенствования обычно используют язык программирования VBA, с помощью которого составляют макросы, позволяющие автоматизировать расширенный фильтр в Excel.

Если пользователь обладает знаниями VBA, рекомендуется изучить ряд статей данной тематики и успешно реализовывать задуманное. При изменении значений ячеек строки 2, отведённой под Excel расширенный фильтр, диапазон условий будет меняться, настройки сбрасываться, сразу запускаться заново и в необходимом диапазоне будут формироваться нужные сведения.

Сложные запросы

Помимо работы с точно заданными значениями, расширенный фильтр в Excel способен обрабатывать и сложные запросы. Таковыми являются введённые данные, где часть знаков заменена подстановочными символами.

Таблица символов для сложных запросов приведена ниже.

Стоит знать, что значок * может означать любое количество символов. То есть при введённом значении «п*» будут возвращены все значения, вне зависимости от количества символов после буквы «п».

Знак «?» подразумевает только один символ.

Связки OR и AND

Следует знать, что сведения, заданные одной строкой в «Диапазоне условий», расцениваются записанными в связку логическим оператором (AND). Это означает, что несколько условий выполняются одновременно.

Если же данные записаны в один столбец, расширенный фильтр в Excel распознаёт их связанными логическим оператором (OR).

Таблица значений примет следующий вид:

Сводные таблицы

Ещё один способ осуществляется с помощью команды «Вставка — Таблица — Сводная таблица» (Insert — Table — PivotTable в англоязычной версии).

Упомянутые таблицы аналогично работают с выделенным заранее диапазоном данных и отбирают уникальные значения, чтобы в дальнейшем подвергнуть анализу. На деле это выглядит как работа с уникальных полей (к примеру, фамилий сотрудника компании) и диапазоном значений, которые выдаются при выборе уникального поля.

Неудобство использования сводных таблиц состоит в необходимости ручной корректировки исходных данных при изменении таковых.

Заключение

В заключение следует отметить, что область применения фильтров в Microsoft Excel весьма широка и разнообразна. Достаточно применить фантазию и развивать собственные знания, умения и навыки.

Сам по себе фильтр прост в применении и освоении, несложно разобраться, как пользоваться расширенным фильтром в Excel, но он предназначен для случаев, когда необходимо малое количество раз произвести отсеивание сведений для дальнейшей обработки. Как правило, не предусматривает работу с большими массивами сведений ввиду обычного человеческого фактора. Здесь уже на помощь приходят более продуманные и продвинутые технологии обработки сведений в Microsoft Excel.

Огромной популярностью пользуются макросы, составляемые на языке VBA. Они позволяют запустить значительное количество фильтров, способствующих отбору значений и выводу их в соответствующие диапазоны.

Макросы успешно заменяют многочасовой труд по составлению сводной, периодической и прочей отчётности, заменяя продолжительное время анализа огромных массивов всего лишь односекундным кликом.

Использование макросов оправдано и неудобно. Любой, кто сталкивался с необходимостью применения, всегда найдёт при желании достаточно материала для развития своих знаний и поиска ответов на интересующие вопросы.

Включение автофильтра:

1. Выделить одну ячейку из диапазона данных.
2. На вкладке Данные найдите группу Сортировка и фильтр .
3. Щелкнуть по кнопке Фильтр .

Фильтрация записей:

1. В верхней строке диапазона возле каждого столбца появились кнопки со стрелочками. В столбце, содержащем ячейку, по которой будет выполняться фильтрация, щелкнуть на кнопку со стрелкой. Раскроется список возможных вариантов фильтрации.

1. Выбрать условие фильтрации.

1. При выборе опции Числовые фильтры появятся следующие варианты фильтрации: равно , больше , меньше , Первые 10… и др.
2. При выборе опции Текстовые фильтры в контекстном меню можно отметить вариант фильтрации содержит... , начинается с… и др.
3. При выборе опции Фильтры по дате варианты фильтрации - завтра , на следующей неделе , в прошлом месяце и др.
4. Во всех перечисленных выше случаях в контекстном меню содержится пункт Настраиваемый фильтр… , используя который можно задать одновременно два условия отбора, связанные отношением И - одновременное выполнение 2 условий, ИЛИ - выполнение хотя бы одного условия.

Если данные после фильтрации были изменены, фильтрация автоматически не срабатывает, поэтому необходимо запустить процедуру вновь, нажав на кнопку Повторить в группе Сортировка и фильтр на вкладке Данные .

Отмена фильтрации

Для того чтобы отменить фильтрацию диапазона данных, достаточно повторно щелкнуть по кнопке Фильтр .

Чтобы снять фильтр только с одного столбца, достаточно щелкнуть по кнопке со стрелочкой в первой строке и в контекстном меню выбрать строку: Удалить фильтр из столбца .

Чтобы быстро снять фильтрацию со всех столбцов необходимо выполнить команду Очистить на вкладке Данные

Срезы

Срезы - это те же фильтры, но вынесенные в отдельную область и имеющие удобное графическое представление. Срезы являются не частью листа с ячейками, а отдельным объектом, набором кнопок, расположенным на листе Excel. Использование срезов не заменяет автофильтр, но, благодаря удобной визуализации, облегчает фильтрацию: все примененные критерии видны одновременно. Срезы были добавлены в Excel начиная с версии 2010.

Создание срезов

В Excel 2010 срезы можно использовать для сводных таблиц, а в версии 2013 существует возможность создать срез для любой таблицы.

Для этого нужно выполнить следующие шаги:

1. Выделить в таблице одну ячейку и выбрать вкладку Конструктор .
2. В группе Сервис (или на вкладке Вставка в группе Фильтры ) выбрать кнопку Вставить срез .

1. Выделить срез.
2. На ленте вкладки Параметры выбрать группу Стили срезов , содержащую 14 стандартных стилей и опцию создания собственного стиля пользователя.

1. Выбрать кнопку с подходящим стилем форматирования.

Чтобы удалить срез, нужно его выделить и нажать клавишу Delete .

Расширенный фильтр

Расширенный фильтр предоставляет дополнительные возможности. Он позволяет объединить несколько условий, расположить результат в другой части листа или на другом листе и др.

Задание условий фильтрации

1. В диалоговом окне Расширенный фильтр выбрать вариант записи результатов: фильтровать список на месте или скопировать результат в другое место .

1. Указать Исходный диапазон , выделяя исходную таблицу вместе с заголовками столбцов.
2. Указать Диапазон условий , отметив курсором диапазон условий, включая ячейки с заголовками столбцов.
3. Указать при необходимости место с результатами в поле Поместить результат в диапазон , отметив курсором ячейку диапазона для размещения результатов фильтрации.
4. Если нужно исключить повторяющиеся записи, поставить флажок в строке Только уникальные записи .

Расширенный фильтр потому так и называется, что обладает расширенными и действительно безграничными и уникальными по сравнению с автофильтром возможностями. Продолжая знакомство с инструментами MS Excel для работы с таблицами баз данных, в этой статье...

Мы подробно рассмотрим работу расширенного фильтра. Как и автофильтр, расширенный фильтр в Excel предназначен для скрытия части информации от взора пользователя с целью облегчения восприятия оставшейся части или для вывода на печать только выбранных записей базы данных.

Расширенным фильтром можно отфильтровать в таблице всё, что угодно!!! Пределом возможностей этого инструмента является только фантазия пользователя!

Вы читаете четвертый пост в цикле статей о создании баз данных в MS Excel и организации обработки информации.

О том, как , можно прочесть в предыдущих статьях цикла.

Фильтр №2 – расширенный фильтр!

Для начала работы необходимо создать над базой данных еще одну таблицу, в которой будем указывать данные, являющиеся критериями отбора расширенного фильтра. (Иногда удобнее такую таблицу разместить на новом листе.)

Помните, при создании примера базы данных, сверху над таблицей мы оставили несколько пустых строк, сказав, что они понадобятся позже при анализе данных? Это время наступило.

1. Открываем в MS Excel файл .

2. Создавая таблицу критериев отбора расширенного фильтра, рекомендую вначале действовать шаблонно, не задумываясь о задачах, которые предстоит решать. Копируем все заголовки столбцов-полей из ячеек A7…F7 в ячейки A1…F1 – заготовка для таблицы критериев готова! Можно приступать к основной работе.

Для стабильной и безошибочной работы фильтра между таблицей критериев отбора и таблицей базы данных обязательно должна быть хотя бы одна пустая строка!

Продолжим изучать расширенный фильтр в Excel, решая практические задачи на примере работы с базой данных БД2 «Выпуск металлоконструкций участком №2».

Задача №5:

Показать информацию о выпуске балок по всем заказам за весь период.

1. Записываем параметр фильтрации – слово «балка» в столбце «Изделие» верхней таблицы критериев отбора.

2. Активируем («встаем мышью») любую ячейку внутри таблицы базы данных – это обеспечит автоматическое заполнение окошка «Исходный диапазон» в выпадающем диалоговом окне «Расширенный фильтр».

3. Включаем расширенный фильтр в Excel 2003 через главное меню программы. Выбираем: «Данные» — «Фильтр» — «Расширенный фильтр».

4. В выпавшем окне «Расширенный фильтр» заполняем окна так, как показано на снимке экрана, расположенном ниже этого текста.

Расширенный фильтр позволяет фильтровать список на месте, но может и скопировать результат фильтрации в другое, указанное пользователем место.

5. Результат работы расширенного фильтра – на следующем снимке экрана. Расширенный фильтр показал все записи базы данных, которые содержат слово «балка» в столбце «Изделие» — задача выполнена.

Регистр букв не влияет на результаты фильтрации!

Правила совместной «работы» нескольких условий отбора

Расширенный фильтр в Excel позволяет выполнить отбор по различным весьма сложным сочетаниям условий фильтрации. Можно задать несколько разных условий для нескольких столбцов, можно задать несколько условий для одного столбца или задать параметры отбора формулой – вариантов очень много!

Но главных правил — всего два! Все остальные случаи — различные сочетания этих двух правил.

1. Условия отбора, размещенные на одной строке в одном или нескольких разных столбцах таблицы критериев, предписывают расширенному фильтру показывать строки, для которых выполняются одновременно все без исключения эти условия. (Параметры отбора соединены логическими операторами «И».)

2. Условия отбора, размещенные на разных строках в одном или нескольких столбцах таблицы критериев, предписывают расширенному фильтру показывать все строки, для которых выполняется хотя бы одно из этих условий. (Параметры отбора соединены логическими операторами «ИЛИ».)

Проиллюстрируем примерами действие вышеуказанных правил, и покажем, как работает расширенный фильтр в Excel при решении сложных задач.

Так как последовательность действий пользователя при включении расширенного фильтра мы детально рассмотрели в предыдущем примере, то далее будут показаны только условия отбора и конечные результаты фильтрации.

Задача №6:

Отфильтровать информацию о пластинах массой менее 0,1 тонны по всей базе.

В результате работы расширенного фильтра показаны все пластины базы данных, имеющие массу менее 0,1 тонны (иллюстрация правила №1).

Задача №7:

Вывести информацию обо всех имеющихся в базе пластинах, а так же о прочих любых изделиях массой более 1 тонны.

Задача решена – показаны записи обо всех пластинах базы данных и обо всех изделиях тяжелее 1 тонны (иллюстрация правила №2).

Для отмены действия расширенного фильтра необходимо выполнить команду главного меню программы Excel «Данные» - «Фильтр» - «Отобразить все».

Обращаю внимание на необходимость внимательного контроля корректности указания исходного диапазона базы данных и диапазона таблицы условий в выпадающем диалоговом окне «Расширенный фильтр»!

В частности, в последнем примере необходимо указать: «Диапазон условий: $A$1:$ F $3 »!

Если в диапазоне условий или в вашей базе окажутся полностью пустые строки, то расширенный фильтр работать не будет!

Итоги.

При вводе условий поиска можно использовать общепринятые знаки подстановки и математические знаки:

• * — любое количество любых символов
• ? – один любой символ
• = — равно
• < — меньше
• > — больше
• <= — меньше или равно
• >= — больше или равно
• <> — не равно

Расширенный фильтр в Excel гибок и информативен при использовании. Критерии отбора всегда перед глазами пользователя в виде таблицы критериев отбора, что, несомненно, очень удобно.

Если записей очень много, а в реальных базах данных уникальных записей тысячи, то отфильтровывать нужные становится проблематично с помощью автофильтра, так как в выпадающем списке приходится пользоваться прокруткой. Расширенный фильтр лишен этого недостатка.

«Поковыряйтесь» самостоятельно в возможностях этого инструмента — он стоит того, чтобы в нем разобраться! Возросшая эффективность вашей работы многократно перекроет затраты времени потраченного на изучение!

Продолжение темы хранения и управления большими объемами информации — в следующих статьях цикла.

Прошу уважающих труд автора подписаться на анонсы статей в окне, расположенном в конце каждой статьи или в окне вверху страницы!

Уважаемые читатели, вопросы и замечания пишите в комментариях внизу страницы.

Новосибирский Государственный Университет экономики и управления

Кафедра Экономической информатики

БОРИДЬКО О.Н.

Методические указания по выполнению лабораторной работы

« Фильтрация в Microsoft Excel 2007,функции базы данных »

по дисциплине « Информатика »

для студентов 1 курса дневного отделения экономических специальностей

Новосибирск

Табличный процессор Microsoft Excel 2007

Методические указания к выполнению лабораторной работы № 3

”Фильтрация в Excel,функции базы данных”

1СПИСКИ данных в EXCEL 3

2Фильтрация данных в EXCEL 3

2.1Типы критериев 3

2.1.1Критерии на основе сравнения 4

2.1.2Критерии в виде образца-шаблона 5

2.1.3Множественные критерии на основе логических операций 5

2.1.4Вычисляемые критерии на основе логических формул 5

3Средства фильтрации 6

3.1Автофильтр 6

3.2Расширенный фильтр 9

4ВСТРОЕННЫЕ ФУНКЦИИ базы данных 15

5Вопросы к защите лабораторной работы 18

СПИСКИ данных в EXCEL

При работе с таблицами большую помощь могут оказать содержащиеся в Excel средства работы с базой данных.

Таблица в Excel представляет собой однотабличную базу данных .

В Excel базы данных называются списками .

Список – определенным образом сформированный на рабочем листе Excel массив данных со столбцами и строками.

Список может использоваться как база данных, в которой строки выступают в качестве записей , а столбцы являются полями . Первая строка списка при этом содержит названия столбцов. Список должен быть организован так, чтобы в каждом столбце содержалась однотипная информация. Пустые ячейки недопустимы.

1. Фильтрация данных в excel

Фильтрация данных – это наиболее частые действия, производимые со списком или базой данных. Фильтрация производится на основе задаваемых пользователем критериев – требований, налагаемых на информацию. Результатом фильтрации является временное скрытие записей, не удовлетворяющих заданным критериям.

Для фильтрации списков в Excel существует две команды:

Автофильтр

Расширенный фильтр

Автофильтр обеспечивает простой и быстрый способ скрытия лишних записей, оставляя на экране только те, что удовлетворяют критериям.

Расширенный фильтр позволяет накладывать более сложные условия отбора, которые могут включать вычисляемые критерии.

1. Типы критериев

Чтобы отфильтровать данные, необходимо прежде всего описать то, что необходимо найти, другими словами, задать диапазон критериев . Принципы составления диапазона одинаковы и для автофильтра, и для расширенного фильтра, хотя записываются они в различных местах. Excel поддерживает несколько типов критериев, приведем основные из них:

Критерии на основе сравнения – позволяют находить точные соответствия с помощью гибкого набора операций сравнения;

Критерии в виде образца-шаблона – позволяют находить данные по соответствию некоторому шаблону (применяется только к тексту, либо к числам, отформатированным как текст);

Множественные критерии на основе логических операций – позволяют объединить несколько критериев с помощью логических операций;

Вычисляемые критерии на основе логических формул – позволяют создавать условия отбора, зависящие от значений логических формул.