Настройка структуры предприятия

Доброго времени суток.

Поговорим немного о настройках прав пользователей в УТ 11.2

В системе есть справочник «Пользователи» :

Справочник «Группы доступа» :

И справочник «Профили групп доступа» :

Это три основных механизма, настройки прав.

В справочнике «Пользователи» мы заводим пользователя, которого мы включаем в опр. «Группу доступа». Группа доступа в свою очередь имеет ссылку на профиль. А «Профиль группы доступа» уже как раз имеет набор ролей (прав):

Но, если пользователей в базе будет много, то такой механизм крайне неудобный, каждый раз нового пользователя придется вносить в группы доступа.На этот случай нам поможет «Группы пользователей»:

После установки данного флажка, спр. "Пользователи" приобретает следующий вид:

Где левая часть это «группы пользователей», а правая это «пользователи».

Группы пользователей – это отдельный справочник и он может иметь несколько уровней вложенностей.

Теперь нам достаточно саму «группу пользователя» включить в «группы доступа», а новых пользователей включать в необходимые «группы пользователя»:

И пользователь унаследует все права, от «групп пользователей» - в которые он входит.

Так же можно более гибко настраивать права и доступ, пользователям, к доступу информации:

После простановки этого флажка в профиле групп доступа, появляется новая вкладка (ограничения доступа):

Когда это удобно? Ну например у нас есть несколько магазинов (складов) – мы хотим, чтобы пользователи магазинов, видели документы только по своему магазину. Мы выбираем «Все запрещены, исключения назначаются…» и назначаем тот магазин, документы которого мы хотим отображать пользователю. Где назначать исключения? Но это как удобнее – можно в «профиле групп доступа», а можно в «Группах доступа». На мой взгляд удобнее в группах доступа, тогда «профиль групп доступа» можно использовать неоднократно, для разных «Групп доступа», т.е. он становится более универсален. Например у нас есть сотрудники: «Менеджер магазина №1» и «Менеджер магазина №2» и есть 2 магазина – «Магазин1» и «Магазин2». Создаем новый «профиль групп доступа» скажем «Менеджер магазина». Набираем необходимые роли (права), в ограничениях доступа данного профиля, мы ставим: «Вид доступа – склад», «Значение доступа – Все запрещены, исключения назначаются в группах доступа». Теперь мы можем создать две «группы доступа», скажем «Менеджеры магазина №1» и «Менеджеры магазина №2» - для каждой группы мы можем указать профиль «Менеджер магазина» и в самой группе доступа установить разрешить использование склада (магазина), для «Менеджер магазина №1» доступ к «Магазин1», для «Менеджер магазина №2» доступ к «Магазин2» соответственно.

Флаги «Группы доступа контрагентов» и «Группы доступа номенклатуры» - дают возможность, к элементам, данных справочников, присваивать группу доступа и по ней накладывать ограничения.

Т.е. в «Профиле группы доступа» - мы можем выбрать «Группы номенклатуры» и «Группы партнеров»

Хотел бы так же предостеречь. Механизм «Ограничивать доступ на уровней записей» - может значительно притормаживать работу системы и пользователь без ограничений, будет работать более комфортно, чем пользователь с ограничениями. Открытие форм, формирование отчётов, запуск обработок и пр. по скорости могут отличаться в разы, у этих пользователей.

Так же из-за того, что механизм настроек, стал более гибким и сложным. Я для себя сделал небольшую обработку «Копирование прав пользователей», которая меня иногда выручает.

Инструкция:

1. В "Источник набора прав:" - выбираем пользователя или группу пользователей, чьи права хотим скопировать.

2. В левой табличной части выбираем права, которые необходимо скопировать (проставляем флажки "Копировать").

3. В "Получатель набора прав:" - выбираем пользователя или группу пользователей, кому хотим скопировать (добавить) права

4. Жмём кнопку "Скопировать права".

5. Готово.

Работоспособность обработки, проверена на УТ 11.2; Бухгалетрия 3.0 и ЗУП 3.0

Обработку, можно подключить как дополнительную обработку

Сразу после установки программы на рабочих местах выполняется первоначальная настройка параметров. Настройку можно будет выполнить и в процессе работы, но правильнее корректно реализовать данный шаг до создания основных документов и проводок, поскольку от корректности настройки параметров в системе зависит правильность формирования управленческой отчетности организации.

Первоначальную настройку в 1С УТ 11.4 выполняют в разделе «НСИ и администрирование». Настройка программы для удобства поделена на разделы «Предприятие», «Номенклатура», «Планирование» и т.д. Начнем с раздела «Общие настройки».

Для задания уникального имени информационной базы перейдем в группу «НСИ и администрирования», раздел «Администрирование-Общие настройки». В поле «Заголовок программы» вводим имя базы, которое будет отображаться в верхней части программы 1С. На данной вкладке можно выполнить настройку часового пояса, указать виды контактной информации различных объектов системы и возможность использования дополнительных реквизитов и сведений, настроить хранение истории изменений документов и справочников программы, а также полнотекстовый поиск данных, и разрешить использование электронной цифровой подписи.

Функциональность программы (полную или упрощенную) и вид Интерфейса можно выбрать в группе «НСИ и администрирование» в разделе «Администрирование-Интерфейс».

Настройка прав пользователей

В этой же группе в разделе «Настройка пользователей и прав» можно задавать права доступа различных групп пользователей к документам, справочникам, отчетам. При этом руководители отделов обычно являются привилегированными пользователями. Пользователем, которому доступен весь спектр действий с системой, является Администратор. Данную роль следует присваивать узкому кругу сотрудников. Пользователю с данными правами доступен режим Конфигуратора с возможностью удаления и коррекции любой информации в базе.

Перейдем в раздел «НСИ и Администрирование-Настройка НСИ и разделов-Предприятие». Этот раздел состоит из таких подразделов:

Организация – позволяет осуществлять настройку различных параметров организации, например, график работ, подразделения и пр.;
Валюты – позволяет осуществлять настройку валют различных видов учета.

Рассмотрим более подробно настройку каждого из подразделов раздела «Предприятия».

Подраздел «Организации»

Для корректного управления запасами в программе 1С Предприятие, контроля условий обязательств по договорам и сроков действия доверенностей, выполняется настройка графика работ. Программа позволяет формировать и хранить графики работы, которые используются на предприятии.

Графики формируются на основе производственных календарей. Можно использовать графики работы и для предприятия в целом, и для его подразделений (например, график работы склада). Компании, у которой имеется несколько юридических лиц, для корректного учета в 1С следует установить признак учета по нескольким организациям, для возможности ведения учета в разрезе подразделений установить признак «Подразделения» и, если надо, активировать раздельное ведение управленческого и регламентированного учета.

Подраздел «Валюты»

Работу в 1С с несколькими валютами можно организовать с помощью настройки в данном разделе. Устанавливаем признак «Несколько валют» и выбираем соответствующие валюты для регламентированной и управленческой отчетности. Обычно организации рассчитывают выручку и прибыль для «управленки» в USD, а для регламентированной отчетности – в национальной валюте (для РФ – российский рубль). Также в данном разделе можно выполнить настройку загрузки курсов валют с любого доступного сайта, предоставляющего открытые API. Бесплатно такой сервис предоставляет сайт «РБК», или можно загружать курсы непосредственно с сайта Центрального банка РФ.

Настройка структуры предприятия

Обычно организация состоит из нескольких подразделений, например, отдел продаж, отдел закупок, юридический отдел, отдел информационных технологий. Данная структура отражается в разделе «НСИ-Структура предприятия». Все отделы можно расположить в иерархическом порядке с указанием руководителей отделов.

Настройка раздела «Номенклатура» 1С Управление торговлей 11.4 (УТ 11)

Для использования отличных видов номенклатуры 1С Управление торговлей 11.4 (УТ 11) от «Товар» и «Услуга» устанавливается признак «Множество видов номенклатуры». Это будет еще и дополнительным разрезом для аналитики.

Если сделать активной настройку «Наборы номенклатуры при продаже», то в 1С можно будет создавать комплекты номенклатур для последующей продажи. Можно настроить учет, прием и передачу многооборотной тары, а также автоподстановку тары в документы.

Если мы имеем номенклатуру со схожими свойствами товаров (цвет, размер), то ставим галочку «Характеристики товаров». Они используются для хранения и отображения полной информации о товаре. Данные характеристики отображаются в карточке номенклатуры и при он-лайн торговле на портале b2b.

Для контроля качества товара устанавливается признак «Качество товаров». Данная опция позволяет отражать в системе 1С УТ 11.4 различные категории брака и корректно их обрабатывать в дальнейшем. В разделе указываются единицы измерения номенклатур – веса, объема площади и длины. Эти единицы будут учитываться в отчетах.

Контроль уникальности позиций номенклатуры осуществляется установкой признака в подразделе «Настройки создания». В подразделе определяется возможность объединения номенклатуры в отдельные сегменты, которые могут использоваться для отбора и установки ограничений на скидки (наценки).

Можно задать настройку поиска номенклатуры: как правило, задают расширенный поиск, так как стандартный поиск выполняется только по значениям в одной колонке.

Настройка раздела «Планирование» 1С Управление торговлей 11.4 (УТ 11)

Настройка в системе параметров планирования включает в себя возможности ведения планов продаж по номенклатуре и без номенклатуры (укрупненно по категориям товаров), с учетом сезонных коэффициентов, заполнение документов планирования запасов по статистическим данным, а также ведение планов сборки (разборки) комплектов, планов закупки товаров для создания по планам заказов поставщикам.

Настройка раздела «CRM и маркетинг» 1С Управление торговлей 11.4 (УТ 11)

Подраздел «Настройки CRM»

Для разделения головных контрагентов и их «дочек» в системе можно подключить опцию «Независимо вести партнеров и контрагентов» в подразделе «Настройки CRM». Функция позволяет сетевым магазинам заводить одного контрагента (головного), а подчиненных ему контрагентов заводить как партнеров. При смене юридического лица головного контрагента для партнера мы можем создать второго контрагента. Если надо организовать претензионную работу в 1С 11.4, устанавливается признак «Фиксировать претензии клиентов».

Можно вести укрупненный анализ торговых операций по клиентам. Для настройки бизнес-регионов переходим в раздел «CRM и маркетинг-Настройки и справочники-Бизнес регионы».

Доступны опции ведения сделок и контактных лиц (информация о всех типах видов деловых связей и ролей контактных лиц).

Подраздел «Маркетинг»

Практически во всех торговых организациях продажи ведутся по нескольким видам цен. Для этого устанавливается признак «Несколько видов цен». В соответствии с правилами ценообразования каждому контрагенту соответствует тот или иной вид цен. Если в организации имеются группы товаров, к которым применяются одинаковые правила расчета скидок и ценообразования, то устанавливается признак «Ценовые группы». Для назначения ручных скидок устанавливается признак «Ручные скидки в продажах». Существует два вида ограничения ручных скидок:

Ручные скидки по пользователям – размер скидки зависит от пользователя, устанавливается при обработке заказа;
Ручные скидки по соглашениям – размер скидки зависит от индивидуального соглашения для контрагента.

Очень удобный механизм «Автоматические скидки в продажах». Используется для установки автоматом скидок для vip-клиентов.

Отметим вариант использования товарных категорий, коллекций товаров и управление ассортиментом, если в этом есть необходимость. Галочка «Рейтинг продаж номенклатуры» позволяет при планировании учитывать скорость продаж в разрезе рейтингов и товарных категорий.

Раздел «Продажи» 1С Управление торговлей 11.4 (УТ 11)

В данном разделе выбирают тип соглашений с клиентами. Если при продажах используются и типовые соглашения и соглашения с индивидуальными условиями (индивидуальная система скидок, условия кредитной линии, условия отсрочки платежей и пр.), выбирают «Типовые и индивидуальные соглашения». Установка признака «Договоры с клиентами» позволяют в системе вести взаиморасчеты с клиентами в разрезе договоров.

В разделе выполняется настройка заказов клиентов. Устанавливаем признак «Заказы клиентов», после чего выбираем один из вариантов использования:

Заказ, как счет – только для оформления счета покупателя, не выполняет движений;
Заказ только со склада – резервирует товар, находящийся на складе компании;
Заказ со склада и под заказ – помимо резерва существующего товара на складах выполняет заказ поставщику по товарам, которых нет в наличии.

Установим признак «Заявки на возврат». Эта опция программы 1С Управление торговлей 11.4(УТ 11) позволяет автоматизировать учет возврата клиентами товаров, осуществлять возврат денежных средств клиенту и возврат товаров.

Установив признак «Счета на оплату» включим хранение и учет выставленных счетов.

В подразделе «Согласование» можно включить механизмы согласования документов – заявка на возврат, коммерческое предложение, заказ клиента, соглашение с клиентом, а также назначить ответственных за согласование по гиперссылкам.

Признак «Розничные продажи» позволяет проводить в системе все операции, связанные с розничными продажами, в том числе все, что касается продаж в удаленных торговых точках.

Раздел «Закупки» 1С Управление торговлей 11.4 (УТ 11)

В данном разделе производится настройка параметров документов, связанных с операциями закупок – соглашений с поставщиками и договоров.

Соглашения используются для отражения условий взаимодействия с поставщиками, например, виды цен закупки, условия оплаты и т.д.

Подраздел «Заказы поставщикам» (для фиксации собственных запросов) позволяет контролировать не только оплату по заказам, но и количество поступившего товара. Для этого следует установить признаки «Контроль поступления при закрытии заказов поставщикам» и «Контроль оплаты при закрытии заказов поставщикам».

Если в системе 1С Управление торговлей 11.4 (УТ 11) хотят реализовать оформление поступлений товаров по нескольким заказам поставщику, то ставят признак «Поступление по нескольким заказам». При такой схеме обеспечивается взаимосвязь «один ко многим». Для оформления корректировок поступлений товаров и корректировочных счетов-фактур ставят признак «Корректировка приобретений». Если в системе нужно контролировать причины отмен заказов поставщикам, то устанавливается признак «Причины отмены заказов поставщикам».

Настройка раздела «Склад и доставка» 1С Управление торговлей 11.4 (УТ 11)

В большинстве организаций, которые имеют филиалы, организовано несколько складов. Помимо этого, могут быть виртуальные склады, которые физически находятся в одном месте, но для корректного учета их разделяют. Для этих целей в программе предусмотрена функция ведения нескольких складов в рамках одной организации и возможность установки порядка оформления накладных и расходных ордеров.

Настройка раздела «Казначейство» 1С Управление торговлей 11.4 (УТ 11)

Ведение нескольких расчетных счетов организации обеспечивается с помощью установки признака «Несколько банковских счетов». На предприятии может возникнуть необходимость организации нескольких касс, например, валютной и рублевой. Для этих целей устанавливается признак «Несколько касс». Для спланированного расхода финансов и формирования платежного календаря ставится признак «Заявки на расход денежных средств». Данная опция позволяет отразить потребность в денежных средствах, предотвратить несогласованные выплаты денег и проконтролировать объемы расходуемых средств. Присутствует вариант использования договоров кредитов и депозитов.

Раздел «Финансовый результат и контроллинг» 1С Управление торговлей 11.2 (УТ 11)

В разделе производится настройка параметров финансового учета: учет НДС и направления деятельности. В торговой организации могут выделяться такие направления деятельности, как оптовые продажи, розничные продажи, продажа дистрибьюторам и пр. Для организации учета по направлениям деятельности задают способы распределения доходов. При создании способов указывают одно из существующих правил распределения. В данном разделе 1С Управление торговлей 11.4 (УТ 11) устанавливается признак «Формировать управленческий баланс». Такой вид баланса представляет собой упрощенную форму бухгалтерского баланса и служит для оценки финансовой эффективности предприятия. Он позволяет управлять активами и обязательствами, контролировать направления использования финансовых ресурсов, включает данные финансовой отчетности.

Еще одним важным моментом является включение настроек для анализа прибыли при продаже товаров поставщиков. Для того чтобы можно было рассчитать прибыль от продажи товаров конкретного поставщика, должен быть установлен флажок «Обособленный учет себестоимости». Установим признак «Партионный учет». Данная опция позволяет осуществлять поступления товаров в разрезе партий. Партии номенклатур могут отличаться закупочной ценой, сроками хранения и пр.

Для ограничения списка организаций, которые имеют право продавать «чужой» товар, применяется схема «Интеркампани».Используя схему «Интеркампани», мы сможем не только ограничить список организаций, имеющих право продавать чужой товар, но и автоматически оформить документы передачи товаров между организациями по результатам таких продаж. Для того чтобы можно было автоматически регистрировать продажи товаров, принадлежащих другой организации, в подразделе «Учет товаров» должен быть установлен флажок «Передачи товаров между организациями».

Установка флажка «Контролировать остатки товаров организаций» служит, чтобы в процессе оперативной работы можно было контролировать суммарный остаток товаров всех организаций, включенных в схему «Интеркампани». По результатам отгрузки товаров, поступивших в другую организацию, будет автоматически формироваться документ передачи товаров между организациями.

В данном разделе можно настроить интеграцию с программой документооборота и синхронизацию данных. После небольшой настройки веб-сервиса будет можно выгружать и согласовывать договора поставки, договора поручительства и коммерческие предложения. Корректная организация документооборота позволит контролировать сроки согласования процессов, обеспечит оперативный доступ всех заинтересованных участников процесса к документам и хранение электронных версий документов.

Информацию из УТ можно выгружать в другие конфигурации 1С, например, в 1С:Бухгалтерия, Зарплата и Управление персоналом или агрегировать ее различными способами.

При первом запуске система «1С: Управление торговлей» редакции 11.2, впрочем, как и 11.1, некоторое время, иногда достаточно продолжительное, заполняет свои внутренние регистры и классификаторы, готовится к работе. Здесь единственная рекомендация - набраться терпения и подождать, пока этот процесс закончится.

После того, как система 1С Торговля обновит и подготовит себя к работе, можно приступать непосредственно к ее настройке и заполнению начальных данных. Перед тем, как настраивать функциональность в 1С Управлении торговлей 11, необходимо выполнить несколько действий, которые позволят в дальнейшем более эффективно работать с системой.

Настройка 1С Управление торговлей 11.2 - пользователь с правами «Администратор».

Первое, с чего нужно начать, это создать пользователя с правами «Администратор». («НСИ и администрирование» ). В группе «Администрирование» находим команду «Настройки пользователей и прав» и по гиперссылке «Пользователи» нам открывается список пользователей системы 1С Управление торговлей.

По кнопке «Создать» открывается окно создания нового пользователя. Первый пользователь, которого мы создадим, будет автоматически добавлен в группу «Администраторы». Я такого пользователя уже создал. Если перейти по гиперссылке «Права доступа» в карточке данного пользователя, то мы увидим, что пользователь у нас уже включен в группу «Администраторы» с профилем «Администратор».

Все дальнейшие действия я буду выполнять от имени данного пользователя. И Вам рекомендую создавать такого пользователя, и настройку системы производить от его имени. Удалять такого пользователя не рекомендуется, хотя, в принципе, система может позволить такое действие выполнить. Но после удаления пользователя с правами администратора настраивать систему будет проблематично.

Настройка 1С Управление торговлей 11.2 - адресный классификатор.

Следующие, что необходимо сделать на этапе начальной настройки 1С Управление торговлей 11, это загрузить в систему некоторые классификаторы, которые будут использоваться в дальнейшем в работе системы. А именно: классификатор банков и адресный классификатор.

Для этого мы переходим в раздел нормативно-справочной информации и администрирования («НСИ и администрирование» ). В группе «Администрирование» переходим по команде «Поддержка и обслуживание» . Здесь нам доступна группа команд «Классификаторы». Посмотрим, что система 1С Управление торговлей 11.2 нам здесь предлагает настроить.

Во-первых, адресный классификатор. В системе 1С Торговля есть возможность настроить один из двух способов проверки и заполнения адресов.

Один - использовать веб-сервис фирмы «1С» для ввода и проверки адресов. Если будет установлен соответствующий флажок, то сам классификатор адресов в систему 1С Управление торговлей можно не вводить. При вводе адреса программа 1С Торговля будет обращаться через интернет к сайту фирмы «1С» и там проверять корректность заполнения адреса.

Либо классификатор адресов можно загрузить в программу 1С Управление торговлей (1С УТ 11), что мы сейчас и сделаем.

Для этого устанавливаем флаг «Загрузить классификатор в программу» и выбираем команду «Загрузить классификатор». Открывается стандартное окно, в котором необходимо, во-первых, выбрать регион (в моем случае это будет г. Москва), и указать, каким образом будет загружаться классификатор в систему 1С Управление торговлей 11.2.

Возможно классификатор адресов загрузить с сайта фирмы «1С», в том случае, если у вас подключена интернет-поддержка, т.е. вы являетесь зарегистрированным пользователем программы 1С Управление торговлей 8, у вас заключен договор информационно-технологического сопровождения (ИТС).

Так же можно загрузить адресный классификатор из папки на диске - например, с компакт-диска «ИТС-сопровождение». Я воспользуюсь сервисом загрузки с сайта фирмы «1С», так как я уже ввел в систему логин и пароль интернет-поддержки, и данная загрузка должна пройти у меня быстрее.

В данный момент система обращается к сайту фирмы «1С». Пишет о том, что производится загрузка региона 77 - г. Москва. Этот процесс может занять некоторое время, но, как видите, 1С Управление торговлей 8 достаточно быстро загрузила классификатор.

Следует отметить, что если вы захотите загрузить классификатор с файла на диске, то, скорее всего, вам не подойдет классификатор, который использовался ране, а именно - КЛАДР. С 2015-го года фирма «1С» перешла на другой классификатор - ФИАС, и этот классификатор фирмы «1С» распространяет на своих дисках ИТС-поддержки. Удастся ли вам его найти в свободном обращении, затрудняюсь сказать.

Итак, классификатор адресов мы загрузили.

Настройка 1С Управление торговлей 11.2 -классификатор банков.

И следующее, что желательно, сделать при начальной настройке программы 1С управление торговлей 8.3, это обновить (загрузить) классификатор банков. Щелкнув на соответствующую гиперссылку, система мне говорит, что классификатор банков актуален.

В противном случае программа 1С Управление торговлей вывела бы список банков из классификатора и предложила бы его обновить с сайта РосБизнесКонсалтинг или с диска «информационно-технологической поддержки».