Использование программного обеспечения значительно экономит массу времени и упрощает работу бухгалтера и экономиста. В течении последних лет программы для бухгалтерии сделали огромный шаг вперед. Уже сегодня возможно найти софт для решения множества бухгалтерских и экономических задач, начиная с дебиторской задолженности, заканчивая банковскими операциями по Интернету. Есть много видов программ, которые полезны для экономистов и бухгалтеров, самые основные можно выделить в следующий список:

	– универсальная программа, которая входит в пакет офисных программ Microsoft Office. Незаменима для работы с электронными таблицами, с возможностью хранения, организации и анализа информации. Гибка и проста в использовании.
	– это самая известная бухгалтерская программа, которая вывела автоматизацию учета совершенно на новый уровень. Подключаемые к нему сервисы эффективно справляются с задачами бухгалтерского учета. В ключевые особенности данной программы можно отнести: учет в соответствии с законодательством, оформление хозяйственных операций, своевременная поддержка пользователей и это лишь некоторая часть особенностей.
	– данная программа позволяет автоматизировать вопросы, связанные с расчетом заработной платы и реализацией кадровой политики организации. Широко применяется в отделе кадров и в бухгалтерии.
	– Современная ECM-система (Enterprise Content Management) с обширным набором инструментов для управления деловыми процессами и работой сотрудников. Служит для автоматизации работы с документами в организации. Значительно сокращает сроки согласования и принятия управленческих решений.
	– система включает в себе множество возможностей, такие как электронный документооборот внутри организации, так и с контрагентами, сдача отчетности через интернет во все государственные органы, корпоративную социальную сеть (новостная лента и обсуждения, репосты, лайки и комментарии), точку продаж и многое другое.
	– это современный инструмент, позволяющий следить за передвижением автомобиля в реальном времени, режимом работы и отдыха водителя, скоростью транспортного средства и расходом топлива. Оптимальное решение для экономиста, осуществляющего контроль ГСМ (Горюче-смазочные материалы).
	– удобная система, с помощью которой клиент способен совершать операции по счету, обмениваться информацией и документами с банком через телефон и компьютер.

Каждый специалист в определенный момент начинает задумываться о возможных способах упрощения своей работы. Что может облегчить профессиональную деятельность экономиста или бухгалтера, большую часть которой составляет обработка и анализ числовых данных?

В век технологий существует множество компьютерных программ, способных справиться с этой задачей. Пожалуй, одним из наиболее простых, универсальных и удобных инструментов является приложение Microsoft Excel, в котором профессионалы смогут найти разные варианты упрощения своих рутинных задач.

В основном данная программа рассчитана на пользователей с минимальным уровнем подготовки, хотя у нее есть и «продвинутые» возможности, которые позволяют в значительной мере автоматизировать обработку табличных данных.

Предлагаем начать наше знакомство с функционалом программы не с возможностей различного представления таблиц, которые чисто визуально уже помогут навести порядок в данных, а с наиболее важной части с точки зрения работы экономиста - проведения расчетов различных значений и их анализа.

С опорой на математику и программу

Стандартные вычисления и сравнения числовых данных в Excel можно осуществлять двумя способами.

Во-первых, с помощью арифметических операторов, известных всем из школьного курса:

Сложение (+) / вычитание (-);

Умножение (*) / деление (/);

Возведение в степень (^).

Во-вторых, используя функции, заложенные разработчиками Excel в программе.

Зная математику всего лишь на базовом уровне, в Excel уже можно выполнять различные экономические вычисления.

В качестве примера возьмем расчеты, с которыми сталкивается, пожалуй, большинство экономистов - калькуляция себестоимости и определение отпускной цены товара.

Предположим, у нас есть ряд данных для расчетов - естественно, в каждой организации они будут своими, поэтому ограничимся условными (см. табл. 1).

Таблица 1

На основе данных таблицы произведем калькуляцию себестоимости и рассчитаем отпускную цену, пользуясь обычными математическими фор-мулами:

1) возвратные отходы = 100 x 0,05 = 5 BYN;

2) дополнительная ЗП = 55 x 0,1 = 5,5 BYN;

3) отчисления из ЗП = (55+5,5) x 0,35 = 21,2 BYN;

4) общепроизводственные расходы = (55+5,5) x 0,15 = 9,1 BYN;

5) общехозяйственные расходы = (55+5,5) x 0,2 = 12,1 BYN;

6) полная себестоимость = 100+5+23+55+5,5+21,2+- 9,1+12,1= 230,9 BYN;

7) прибыль = 230,9 x 0,065 = 15 BYN;

8) оптовая цена товара = 230,9 + 15 = 245,9 BYN;

9) НДС = 245,9 x 0,2 = 49,2 BYN;

10) отпускная цена товара = 245,9 + 49,2 = 295,1 BYN.

Теперь рассмотрим, как также просто производить подобные вычисления в Excel.

Вначале обратим внимание на некоторые особенности работы с программой.

1. Формула может вноситься сразу в ячейку, в которой осуществляется расчет, либо, выбрав необходимую ячейку, в строку формул (см. табл. 2).

Таблица 2

2. Ввод функции начинается со знака «=».

3. В формулах могут использоваться как цифры, так и ссылки на ячейки, содержащие числовые значения, а также их комбинации. Удобство применения ссылок при вычислениях заключается в автоматическом пересчете формул при изменении значений в ячейке.

4. После внесения формулы необходимо нажать «Enter» для ее вычисления.

Продемонстрируем, как выглядят калькуляция себестоимости и расчет отпускной цены в Excel (см. табл. 3).

Таблица 3

Таким образом, в табл. 3 мы видим итоговые значения, а также формулы для их расчетов с использованием как цифр, так и ссылок на ячейки.

Минимум формализма и формул

Подобным способом c помощью обычных арифметических операторов в Excel можно осуществлять абсолютно любые экономические расчеты. Но чем же отличаются возможности расчетов в программе от обычного калькулятора?

Одним из основных отличий является еще один способ вычислений, упомянутый ранее, а именно использование формул, которые разработчики заботливо зафиксировали в программе, существенно упростив тем самым работу пользователя Excel.

В программе представлен широкий выбор функций, разбитый по блокам области их применения: начиная от общих (текстовых, математических, логических) и заканчивая специальными формулами (статические, инженерные, финансовые). Увидеть полную Библиотеку функций можно, перейдя на вкладку Формулы .

Всего их в программе более 400, но для эффективной работы в программе на самом деле не нужно запоминать и 10%. К тому же по каждой из приведенных формул в программе есть справка, которая в нужный момент может прийти на помощь и напомнить, в т.ч. продемонстрировав на примере, как использовать функцию.

Ввод формул осуществляется тем же способом, что и при арифметических расчетах, однако добавляется возможность выбора необходимой функции из библиотеки. Необходимо лишь ввести «=», а далее выбрать интересующую нас формулу и заполнить в ней данные согласно структуре.

Для начала рассмотрим самые простые, но при этом наиболее часто используемые формулы для экономических расчетов и анализа данных: СУММ, СЧЁТ, СРЗНАЧ, МАКС, МИН.

1. Функция СУММ. Для подведения экономических итогов, пожалуй, эта функция используется наиболее часто. Она может помочь рассчитать как сумму отдельных чисел, так и сумму значений в одном или нескольких диапазонах данных.

Структура записи: СУММ (ячейка/диапазон 1; ячейка/диапазон 2; …).

Пример использования: вернемся к нашему примеру калькуляции себестоимости. Так, при вычислении полной себестоимости можно было не вносить сумму множества слагаемых, а применить формулу СУММ.

Функция в данном случае выглядела бы так: =СУММ (С3:С10).

2. Функция СЧЁТ. Данная формула посчитывает количество ячеек, содержащих числовое значение. Можно производить подсчет в одном или нескольких диапазонах, а также в массивах данных.

Структура записи: СЧЁТ (ячейка/диапазон 1; ячейка/диапазон 2; …).

Пример использования: предположим, у нас есть данные по отгрузкам за месяц в разрезе клиентов с указанной стоимостью. Для расчета количества отгрузок, совершенных в данном периоде, может применяться функция СЧЁТ, где диапазоном анализа выступит столбец с суммами товаров.

3. Функция СРЗНАЧ. Является очередным примером помощи разработчиков Excel, заменяющей комбинацию формул СУММ и СЧЁТ для расчета среднего арифметического значения аргументов. Для вычислений могут использоваться как отдельные числа, так и диапазоны значений.

Структура записи: СРЗНАЧ (ячейка/диапазон 1; ячейка/диапазон 2; …).

Пример использования: продолжим анализ отгрузок. Для определения средней стоимости мы можем применить данную формулу, где диапазоном для расчета будет выступать стоимость отгрузок товаров.

4. Функции МИН / МАКС. Данные формулы помогают анализировать данные, упрощая поиск минимального и максимального значения из отдельных чисел или диапазонов значений.

Структура записи: МИН (ячейка/диапазон 1; ячейка/диапазон 2; …); МАКС (ячейка/диапазон 1; ячейка/диапазон 2; …).

Пример использования: предположим, используя наш пример, что мы также хотим проанализировать диапазон, в котором изменялась стоимость отгрузок в течение месяца. Таким образом для поиска минимального значения нам пригодится формула МИН, а для максимального - МАКС. В обоих функциях данными для анализа будут выступать суммы отгрузок.

Мы рассмотрели, так скажем, первооснову Excel, необходимую экономисту или бухгалтеру, который зачастую должен выполнять его функции, для использования этой программы в своей работе. Даже с помощью этих наиболее простых, базовых функций вы можете существенно облегчить свою работу с расчетами и анализом данных.

В дальнейшем мы рассмотрим более сложные, но при этом очень полезные для вашей работы формулы, а также некоторые другие возможности про-граммы.

Очень часто из-за большого объема данных нужно разделить файл PDF, например, для копирования на съемный носитель или пересылки по электронной почте. Ниже будет приведено несколько основных методов.

Как разделить PDF-файл: что использовать?

Для начала определим возможный список инструментов. Сразу стоит обратить внимание на то, что ни в одной программе, предназначенной для просмотра этого формата, разделить файл PDF на несколько составляющих не получится. Поэтому они называются просмотрщиками, чтобы только показывать, а не редактировать содержимое.

В самом простом варианте разделить файл PDF можно при помощи соответствующих редакторов. Естественно, лучше всего использовать «родные» приложения Adobe (к примеру, Adobe Acrobat Pro любой версии, но не Acrobat Reader, поскольку это две совершенно разные программы).

Также прекрасно подойдут и продукты других разработчиков, хотя возможностей в них несколько меньше. На крайний случай, если не хочется заниматься такими процессами самому, проще всего обратиться к специализированным онлайн-ресурсам, позволяющим произвести такие операции.

Способ разделить файл PDF при помощи редакторов Adobe

В качестве примера рассмотрим редактор Adobe Acrobat XI Pro. Для выбора инструментария, необходимого для работы с открытым документом, нужно зайти в меню просмотра.

Здесь сначала выбирается раздел инструментов, а затем - меню страниц (дополнительная панель автоматически появится в правой части главного окна). Далее, в меню выбирается строка «Разделить документ» и указываются критерии операции.

Их может быть три:

• количество страниц;
• разделение по верхним закладкам;
• размер конечного файла.

Выбрав один вариант, нужно просто подтвердить разделение. Кроме того, используя параметры вывода, можно указать папку, в которой будут сохранены разделенные файлы, а при использовании команды разделения для нескольких файлов, необходимо будет добавить их в список и подтвердить операцию.

Использование сторонних программ

Разделить файл PDF можно и при помощи приложений вроде PDF Splitter, Foxit PhantomPDF, PDF Split and Merge или аналогичных.

В них тоже выбирается свой критерий разделения, однако, вариантов и настроек здесь гораздо меньше. Можно использовать даже браузер Chrome, в котором отображается вывод на печать и указывается нужный диапазон страниц, если перейти к параметрам локальных мест сохранения.

Онлайн-ресурсы

Наконец, если под рукой нужной программы нет или просто не хочется заниматься этим вручную, можно зайти на любой специализированный сайт, где будет предложено добавить файл (файлы) в список, после чего активировать старт процесса. Преимущество таких сервисов состоит в том, что добавлять файлы можно даже из «облачных» хранилищ вроде Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive и многих других.